Automatiza la Extracción de Datos Clave de Correos Electrónicos y Regístralos en Google Sheets con IA

Transforma tus correos electrónicos en una fuente de datos estructurados. Aprende a extraer automáticamente información relevante de tus emails (ej. número de pedido, nombre del cliente, importe) y registrarla limpiamente en una hoja de Google Sheets utilizando Make o n8n y la potencia de la IA.

Por qué es útil

  • Ahorro de tiempo y reducción de errores: Elimina la entrada manual de datos, reduciendo errores y ahorrando tiempo valioso.
  • Centralización de información: Centraliza y estructura información dispersa en correos electrónicos para análisis y acciones rápidas.

Cómo hacerlo paso a paso

  1. Configura el Trigger de Correo Electrónico: En Make (Email Trigger) o n8n (IMAP/Gmail Trigger), configura el nodo para escuchar nuevos correos en una bandeja específica o con un filtro determinado.
  2. Extrae el Contenido del Correo: Asegúrate de obtener el cuerpo del correo electrónico (texto plano o HTML, que luego procesarás).
  3. Integra el Modelo de IA (Gemini/OpenAI): Conecta un módulo de IA (Gemini/OpenAI) y envía el contenido del correo con un prompt específico para extraer la información deseada. 
    "Extrae el Número de Pedido, Nombre del Cliente y Total del Pedido del siguiente texto. Devuelve los datos en formato JSON con las claves 'numero_pedido', 'nombre_cliente', 'total_pedido'. Texto: [Cuerpo del Correo]"
  4. Parsea la Respuesta JSON: Si la IA devuelve JSON, utiliza un módulo de "Parse JSON" (Make) o "Code" (n8n) para acceder fácilmente a los campos extraídos.
  5. Añade una Fila en Google Sheets: Conecta un módulo de Google Sheets ("Add a Row" en Make, "Google Sheets" → "Append Row" en n8n) y mapea los datos extraídos por la IA a las columnas correspondientes de tu hoja.
  6. (Opcional) Notificación en Slack: Añade un módulo de Slack para enviar una notificación con la información extraída y el enlace a la nueva fila en Google Sheets.

Ejemplo visual o JSON (Make / n8n)

{
  "trigger": {
    "type": "email",
    "description": "Nuevo correo electrónico entrante"
  },
  "modules": [
    {
      "name": "Gemini/OpenAI (Extract Data)",
      "prompt": "Extrae el Número de Pedido, Nombre del Cliente y Total del Pedido del siguiente texto. Devuelve los datos en formato JSON con las claves 'numero_pedido', 'nombre_cliente', 'total_pedido'. Texto: {{body_del_correo}}",
      "output_format": "JSON"
    },
    {
      "name": "Google Sheets (Add Row)",
      "sheet_name": "Pedidos",
      "data_mapping": {
        "Número de Pedido": "{{ia_output.numero_pedido}}",
        "Cliente": "{{ia_output.nombre_cliente}}",
        "Total": "{{ia_output.total_pedido}}"
      }
    },
    {
      "name": "Slack (Send Message)",
      "channel": "#pedidos-procesados",
      "message": "Nuevo pedido procesado:\nNúmero: {{ia_output.numero_pedido}}\nCliente: {{ia_output.nombre_cliente}}\nTotal: {{ia_output.total_pedido}}\nRevisa en Sheets: [Enlace a Google Sheet]"
    }
  ]
}

Variantes o ampliaciones

  • Implementa lógica condicional para procesar diferentes tipos de correos según palabras clave en el asunto o remitente.
  • Utiliza la IA para clasificar el tipo de correo antes de la extracción, o para generar un resumen adicional.

Plantilla rápida

Trigger (Email) -> Gemini/OpenAI (Prompt Extracción) -> Parse JSON -> Google Sheets (Add Row) -> (Opcional) Slack (Notificación)

Recursos y fuentes