Captura y Gestiona Leads Automáticamente: De Formulario Web a Google Sheets y Slack
Aprende a automatizar la recepción y gestión de nuevos leads. Cuando un usuario complete tu formulario web (ej. Typeform, Google Forms, un formulario personalizado), sus datos se guardarán automáticamente en una hoja de cálculo de Google Sheets y tu equipo recibirá una notificación instantánea en Slack o por correo electrónico, garantizando una respuesta rápida y eliminando la entrada manual de datos.
Por qué es útil
- Eficiencia Operativa: Elimina la necesidad de copiar y pegar datos manualmente, ahorrando tiempo valioso.
- Centralización de Datos: Todos tus leads se registran automáticamente en una base de datos organizada (Google Sheets), accesible para tu equipo.
- Respuesta Inmediata: Las notificaciones automáticas permiten a tu equipo actuar rápidamente sobre nuevos leads, mejorando la tasa de conversión.
- Reducción de Errores: Minimiza los errores humanos asociados con la transcripción manual de información.
- Mejora la Experiencia del Cliente: Un seguimiento ágil demuestra profesionalismo y atención al cliente.
Cómo hacerlo paso a paso (con Make.com como ejemplo)
- Elige tu Plataforma de Automatización: Regístrate o inicia sesión en una herramienta como Make, n8n o Zapier. Para este ejemplo, usaremos Make.com.
- Crea tu Formulario Web: Diseña el formulario donde capturarás los leads (ej. Typeform, Google Forms, un formulario de tu web). Asegúrate de que los campos sean claros (Nombre, Email, Teléfono, etc.).
- Prepara tu Google Sheet: Abre Google Sheets y crea una nueva hoja de cálculo. En la primera fila, establece los encabezados de las columnas que coincidan con los campos de tu formulario (ej. "Nombre", "Email", "Teléfono", "Fecha de Envío").
- Crea un Nuevo Escenario en Make: En Make, haz clic en "Create a new scenario". El primer módulo será tu disparador (Trigger).
- Configura el Disparador (Trigger):
- Si usas un formulario popular (Typeform, Google Forms): Busca el módulo correspondiente (ej. "Typeform > Watch Responses" o "Google Forms > Watch Responses"). Conecta tu cuenta y selecciona el formulario.
- Si usas un formulario personalizado o uno con webhook: Elige "Webhooks > Custom Webhook". Haz clic en "Create a webhook", nómbralo y Make te proporcionará una URL. Esta URL deberás configurarla en tu formulario web para que envíe los datos allí cuando se envíe.
- Añade el Módulo de Google Sheets:
- Haz clic en el signo "+" al lado de tu disparador y busca "Google Sheets".
- Selecciona la acción "Add a Row" (Añadir una Fila).
- Conecta tu cuenta de Google y selecciona la hoja de cálculo y la pestaña que preparaste.
- Mapea los campos del disparador (los datos del formulario) a las columnas de tu Google Sheet. Por ejemplo, el campo "Nombre" del formulario al encabezado "Nombre" de la hoja.
- Añade el Módulo de Notificación (Slack o Email):
- Haz clic en el signo "+" después del módulo de Google Sheets.
- Para Slack: Busca "Slack" y selecciona "Create a Message". Conecta tu cuenta, elige el canal y redacta el mensaje de notificación. Puedes insertar datos del formulario (ej. "¡Nuevo Lead de {{1.name}}! Email: {{1.email}}").
- Para Email (Gmail): Busca "Gmail" y selecciona "Send an Email". Conecta tu cuenta, configura el destinatario (tu equipo), el asunto y el cuerpo del correo, insertando también los datos del lead.
- Prueba y Activa: Haz clic en "Run once" y envía otro formulario de prueba para verificar que todo el flujo funcione correctamente. Una vez satisfecho, activa tu escenario para que se ejecute automáticamente.
Ejemplo de flujo (JSON - conceptual para Make / n8n)
{
"name": "Captura de Leads y Notificación",
"nodes": [
{
"id": "trigger_form_submission",
"module": "webhook",
"parameters": {
"method": "POST"
},
"name": "Nuevo Envío de Formulario"
},
{
"id": "add_row_google_sheets",
"module": "google-sheets:add-row",
"parameters": {
"spreadsheetId": "YOUR_SPREADSHEET_ID",
"sheetName": "Leads",
"values": {
"Nombre": "{{trigger_form_submission.body.nombre}}",
"Email": "{{trigger_form_submission.body.email}}",
"Telefono": "{{trigger_form_submission.body.telefono}}",
"Fecha de Envío": "{{now()}}"
}
},
"name": "Añadir Fila en Google Sheets"
},
{
"id": "send_slack_notification",
"module": "slack:send-message",
"parameters": {
"channel": "#leads-nuevos",
"text": "¡Nuevo Lead! Nombre: {{trigger_form_submission.body.nombre}}, Email: {{trigger_form_submission.body.email}}. Revisar en Google Sheets."
},
"name": "Enviar Notificación a Slack"
}
],
"connections": [
{
"from": "trigger_form_submission",
"to": "add_row_google_sheets"
},
{
"from": "add_row_google_sheets",
"to": "send_slack_notification"
}
]
}
Variantes o ampliaciones
- Validación de Datos: Añade un módulo de "Router" o "Filter" antes de Google Sheets para validar si los datos son correctos o completos antes de registrarlos.
- Integración con CRM: En lugar de (o además de) Google Sheets, puedes añadir un módulo para crear un nuevo contacto en tu CRM (ej. HubSpot, Salesforce, Pipedrive).
- Email de Bienvenida al Lead: Después de registrar el lead, puedes añadir un módulo de Gmail o tu herramienta de email marketing para enviar un correo de bienvenida automático al remitente del formulario.
- Segmentación y Clasificación: Utiliza "Routers" o condiciones para enviar leads a diferentes hojas de cálculo o canales de Slack, dependiendo de las respuestas del formulario (ej. leads de producto A a un equipo, leads de producto B a otro).
- Enriquecimiento de Datos: Conecta con herramientas como Clearbit o Hunter.io para obtener información adicional sobre la empresa o el contacto a partir de su email.
Plantilla rápida (con Make)
1. Disparador: Webhooks > Custom Webhook (o Typeform > Watch Responses / Google Forms > Watch Responses)
2. Acción 1: Google Sheets > Add a Row
3. Acción 2: Slack > Create a Message (o Gmail > Send an Email)