Automatiza la Extracción de Datos de Facturas en PDF con IA y Carga a Google Sheets (Make/n8n)

Aprende a automatizar la tediosa tarea de extraer información clave de tus facturas en formato PDF utilizando inteligencia artificial y herramientas no-code como Make o n8n, para luego guardar los datos estructurados directamente en Google Sheets.

Por qué es útil

  • Ahorro de Tiempo y Reducción de Errores: Elimina la entrada manual de datos, minimizando errores y liberando tiempo valioso para tareas estratégicas.
  • Mayor Eficiencia Operativa: Agiliza los procesos de contabilidad y gestión de gastos al tener la información de tus facturas organizada y accesible de inmediato.
  • Análisis de Datos Mejorado: Permite un análisis más rápido y preciso de tus finanzas al centralizar los datos en una hoja de cálculo estructurada.
  • Escalabilidad: Procesa grandes volúmenes de facturas sin esfuerzo adicional a medida que tu negocio crece.

Cómo hacerlo paso a paso

  1. Configura tu Almacenamiento de PDF: Las facturas llegan a una carpeta específica en Google Drive, Dropbox, o un adjunto de correo electrónico (Gmail/Outlook). Este será tu disparador.
  2. Integra un Servicio de Extracción de IA: Utiliza un módulo de IA (como un conector a Google AI o un servicio OCR avanzado) para analizar el PDF y extraer campos clave como número de factura, fecha, proveedor, total, ítems, etc.
  3. Normaliza los Datos Extraídos: Usa un módulo de formateo de texto o código (JavaScript en n8n o un módulo "Set variable" en Make) para asegurar que los datos extraídos tengan el formato correcto (ej. fechas uniformes, números con dos decimales).
  4. Valida la Información (Opcional): Si es necesario, añade un paso para validar ciertos campos (ej. si el total coincide con la suma de los ítems) o para marcar facturas que requieran revisión manual.
  5. Prepara Google Sheets: Asegúrate de tener una hoja de cálculo en Google Sheets con las columnas correspondientes a los datos que deseas guardar (ej. ID Factura, Fecha, Proveedor, Total, etc.).
  6. Carga los Datos a Google Sheets: Conecta tu herramienta de automatización a Google Sheets y usa un módulo "Add Row" (Añadir Fila) para insertar los datos extraídos en la hoja de cálculo designada.
  7. Notificación de Éxito/Error (Opcional): Configura una notificación (ej. a Slack o un correo electrónico) que te informe si la automatización se ejecutó correctamente o si hubo algún error en la extracción.

Ejemplo visual o JSON (Make / n8n)

// Ejemplo de flujo conceptual para n8n
{
  "nodes": [
    {
      "node": "googleDriveTrigger",
      "type": "n8n-nodes-base.googleDrive",
      "name": "Nuevo PDF en Carpeta",
      "parameters": {
        "resource": "file",
        "operation": "watch",
        "folderId": "tu_id_de_carpeta"
      }
    },
    {
      "node": "httpNode",
      "type": "n8n-nodes-base.httpRequest",
      "name": "Enviar a API de Extracción IA",
      "parameters": {
        "url": "https://api.ia-extraction.com/extract",
        "method": "POST",
        "body": "={{ $json.file.data }} ",
        "headers": [{"name":"Content-Type","value":"application/pdf"}],
        "jsonParameters": true
      }
    },
    {
      "node": "setNode",
      "type": "n8n-nodes-base.set",
      "name": "Formatear Datos",
      "parameters": {
        "values": [
          {"name": "invoiceNumber", "value": "={{ $json.response.invoice_number }}"},
          {"name": "invoiceDate", "value": "={{ new Date($json.response.date).toISOString().split('T')[0] }}"},
          {"name": "totalAmount", "value": "={{ parseFloat($json.response.total).toFixed(2) }}"}
        ]
      }
    },
    {
      "node": "googleSheetsNode",
      "type": "n8n-nodes-base.googleSheets",
      "name": "Añadir Fila a Google Sheets",
      "parameters": {
        "operation": "append",
        "spreadsheetId": "tu_id_de_hoja",
        "sheetName": "Facturas",
        "columnNames": ["Número de Factura", "Fecha", "Total"],
        "data": "={{ [{ 'Número de Factura': $json.invoiceNumber, 'Fecha': $json.invoiceDate, 'Total': $json.totalAmount }] }}"
      }
    }
  ]
}

Variantes o ampliaciones

  • Integración con CRM/ERP: Además de Google Sheets, puedes enviar los datos extraídos directamente a tu sistema CRM (Salesforce, HubSpot) o ERP (SAP, Odoo) para una gestión más centralizada.
  • Extracción de Líneas de Ítems: Configura el módulo de IA para extraer no solo los datos de cabecera de la factura, sino también cada línea de producto o servicio con su cantidad y precio.
  • Aprobación Manual: Introduce un paso en el flujo donde un humano pueda revisar y aprobar los datos antes de que se registren permanentemente, ideal para facturas complejas o de alto valor.
  • Detección de Duplicados: Añade lógica para verificar si una factura con el mismo número o proveedor y fecha similar ya ha sido procesada, evitando entradas duplicadas.

Plantilla rápida

[Disparador: Nuevo archivo en Google Drive (PDF)] --- [Módulo HTTP/API: Enviar PDF a servicio IA de extracción] --- [Módulo de Formateo de Datos: Extraer y limpiar campos clave (Número de Factura, Fecha, Total)] --- [Módulo de Google Sheets: Añadir nueva fila con datos extraídos]

Recursos y fuentes