Automatiza la Creación de Tareas en Asana/Trello desde Google Forms con Make/n8n

Esta guía práctica te mostrará cómo automatizar la creación de tareas en herramientas de gestión de proyectos como Asana o Trello, directamente desde las respuestas enviadas a un formulario de Google Forms. Utilizaremos plataformas no-code como Make o n8n para conectar estos servicios y optimizar tu flujo de trabajo.

Por qué es útil

  • Ahorro de tiempo: Elimina la necesidad de introducir manualmente cada tarea en tu gestor de proyectos, permitiéndote centrarte en tareas de mayor valor.
  • Reducción de errores: Minimiza los errores de transcripción de información al automatizar el paso de datos desde el formulario al sistema de gestión de proyectos.
  • Mejora la eficiencia del flujo de trabajo: Agiliza el proceso de creación de tareas para solicitudes internas o externas, asegurando que nada se pierda.
  • Centraliza las solicitudes: Proporciona un único punto de entrada fácil de usar (Google Form) para cualquier miembro del equipo o cliente que necesite solicitar una nueva tarea.

Cómo hacerlo paso a paso

  1. Prepara tu Google Form y Google Sheet: Crea un formulario de Google Forms con los campos necesarios para tu tarea (ej. Título de la tarea, Descripción, Persona asignada, Fecha límite, Proyecto/Tablero). Asegúrate de que las respuestas se guarden automáticamente en una hoja de cálculo de Google Sheets.
  2. Configura el disparador en Make/n8n: En tu plataforma de automatización (Make o n8n), crea un nuevo escenario/workflow. Elige el módulo de Google Sheets y selecciona el disparador “Watch New Rows” (en Make) o “Google Sheets Trigger” (en n8n) para que el flujo se ejecute cada vez que se envíe una nueva respuesta al formulario (y por ende, se añada una nueva fila a la hoja de cálculo). Conecta tu cuenta de Google y selecciona la hoja y el rango donde se guardan las respuestas.
  3. Extrae y mapea los datos del formulario: El disparador de Google Sheets devolverá la información de la nueva fila. Utiliza esta información para extraer los datos relevantes de cada columna (título, descripción, etc.).
  4. Configura el módulo de Asana o Trello: Añade un módulo de tu gestor de proyectos (Asana o Trello) a tu flujo. Selecciona la acción “Create a Task” (en Asana) o “Create a Card” (en Trello).
  5. Mapea los campos: Conecta tu cuenta de Asana/Trello. Luego, mapea los datos extraídos del Google Sheet a los campos correspondientes de la tarea/tarjeta (ej. Título de la columna de Google Sheets a “Name” de la tarea, Descripción a “Description”, etc.). También puedes configurar el proyecto/tablero al que se añadirá la tarea.
  6. Prueba y activa el flujo: Envía una respuesta de prueba a tu Google Form. Verifica que la tarea se cree correctamente en Asana o Trello con todos los datos mapeados. Una vez que todo funcione como esperas, activa tu escenario/workflow.

Ejemplo visual o JSON (Make / n8n)

// Estructura simplificada de un flujo en Make/n8n
{
  "trigger": {
    "module": "Google Sheets",
    "action": "Watch New Rows",
    "parameters": {
      "spreadsheetId": "YOUR_SPREADSHEET_ID",
      "sheetName": "Sheet1"
    }
  },
  "steps": [
    {
      "module": "Asana/Trello",
      "action": "Create a Task/Card",
      "parameters": {
        "workspaceId": "YOUR_WORKSPACE_ID",
        "projectId": "YOUR_PROJECT_ID",
        "name": "{{1.Column_Titulo_Tarea}}",
        "description": "{{1.Column_Descripcion}}",
        "assignee": "{{1.Column_Asignado}}",
        "dueDate": "{{1.Column_Fecha_Limite}}"
      }
    }
  ]
}

Variantes o ampliaciones

  • Asignación condicional de tareas: Utiliza routers o filtros en Make/n8n para asignar tareas a diferentes proyectos, tableros o usuarios basándose en una respuesta específica del formulario (ej. si el “Tipo de Tarea” es “Marketing”, asignar al proyecto de Marketing).
  • Notificaciones automáticas: Después de crear la tarea, añade un módulo de Slack o Microsoft Teams para enviar una notificación automática al equipo o al asignado de la tarea.
  • Adjuntar archivos: Si tu Google Form permite la subida de archivos, puedes configurarlo para adjuntar esos archivos a la tarea creada en Asana (si Asana lo permite directamente o vía un servicio intermedio).
  • Actualización de estado: Configura un flujo inverso para actualizar el estado en Google Sheets cuando una tarea se complete en Asana/Trello.

Plantilla rápida

Conexiones: Google Account, Asana/Trello Account.

Módulos principales:
1. Google Sheets: Watch New Rows (Disparador)
2. Asana: Create a Task O Trello: Create a Card

Recursos y fuentes