Automatización

Automatiza la Creación de Facturas desde Formularios con Make o n8n

2025-10-10·3 min

Automatiza la Creación de Facturas desde Formularios con Make o n8n

Aprende a generar facturas automáticamente a partir de las respuestas de un formulario online (Google Forms, Typeform o Jotform). En pocos minutos podrás recibir la información del cliente y generar un documento PDF de factura listo para enviar, eliminando la entrada manual de datos y acelerando el proceso de facturación.

Por qué es útil

  • Elimina tareas repetitivas: Ya no tendrás que crear facturas manualmente una a una, ahorrando horas de trabajo.
  • Reduce errores humanos: Los datos se transfieren directamente desde el formulario, minimizando faltas de ortografía o cálculos erróneos.
  • Acelera el proceso de facturación: Genera y envía facturas al instante, mejorando la liquidez y la satisfacción del cliente.
  • Escalabilidad: Ideal para negocios con alto volumen de transacciones, permitiendo un crecimiento sin aumentar la carga administrativa.

Cómo hacerlo paso a paso

  1. Prepara tu plantilla de factura: Diseña una plantilla de factura en Google Docs o Word que incluya marcadores de posición para los datos variables (e.g., {{nombre_cliente}}, {{concepto}}, {{importe}}, {{fecha}}, {{email}}).
  2. Crea el formulario de entrada de datos: Desarrolla un formulario (Google Forms, Typeform, Jotform) con los campos exactos que necesitas para rellenar tu plantilla de factura (Nombre del Cliente, Correo Electrónico, Concepto del Servicio/Producto, Importe, Fecha, etc.).
  3. Configura el disparador en Make o n8n: En tu plataforma de automatización, crea un nuevo escenario/workflow. Elige el módulo correspondiente a tu formulario (ej. Google Forms - Watch Responses, Typeform - New Entry) como disparador inicial.
  4. Mapea y procesa los datos: Conecta los campos del formulario con los marcadores de posición de tu plantilla. Puedes usar módulos intermedios (Set Multiple Variables, Text Parser) para formatear fechas, sumar conceptos o aplicar cualquier lógica necesaria.
  5. Genera el documento PDF de la factura: Utiliza un módulo como Google Docs - Create Document from Template para crear una copia del documento de tu plantilla, rellenando los marcadores. Luego, convierte este nuevo documento a PDF usando Google Docs - Convert Document (si usas Google Docs) o un módulo PDF Generator si tu plantilla es HTML/Markdown.
  6. Guarda y distribuye la factura: Sube el PDF generado a una carpeta específica en Google Drive (Google Drive - Upload a File). Opcionalmente, envía la factura directamente al cliente por correo electrónico (Gmail - Send an Email) adjuntando el PDF.
  7. Prueba exhaustivamente el flujo: Rellena tu formulario con datos de prueba y ejecuta el escenario/workflow. Verifica que la factura se genere correctamente, los datos sean exactos, se guarde en Drive y se envíe por email.

Ejemplo visual o JSON (Make / n8n)

{
  "trigger": "New response in Google Forms",
  "modules": [
    {"id": 1, "name": "Process Form Data", "action": "Extract and format data"},
    {"id": 2, "name": "Google Docs - Create Document from Template"},
    {"id": 3, "name": "Google Docs - Convert Document to PDF"},
    {"id": 4, "name": "Google Drive - Upload File"},
    {"id": 5, "name": "Gmail - Send Email with Attachment"}
  ]
}

Variantes o ampliaciones

  • Base de datos de clientes: Almacena los datos de los clientes y las facturas en Airtable, Notion o Google Sheets para un seguimiento más avanzado y la generación de informes.
  • Numeración automática: Implementa un sistema de numeración secuencial para las facturas utilizando un contador en un Google Sheet o un módulo Incremental ID si la plataforma lo ofrece.
  • Aprobación manual: Si necesitas una revisión antes del envío, añade un paso intermedio donde se envíe una notificación (ej. a Slack o un email) a un supervisor para su aprobación, con opciones de "aprobar" o "rechazar" la factura.
  • Integración contable: Conecta el flujo a tu software de contabilidad (ej. QuickBooks, Xero) para registrar las facturas automáticamente.
  • Múltiples plantillas: Permite al usuario seleccionar la plantilla de factura según el tipo de servicio o cliente directamente desde el formulario.

Plantilla rápida

[Formulario (Google Forms/Typeform/Jotform)]
  ↓
[Trigger Make/n8n: New Entry/Watch Responses]
  ↓
[Módulo de Datos: Mapear y Formatear (Set Multiple Variables/Text Parser)]
  ↓
[Módulo de Documentos: Crear a partir de plantilla (Google Docs/DocuSign)]
  ↓
[Módulo de Documentos: Convertir a PDF]
  ↓
[Módulo de Almacenamiento: Subir archivo (Google Drive/Dropbox)]
  ↓
[Módulo de Email: Enviar correo con adjunto (Gmail/Outlook)]

Recursos y fuentes

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Plantilla rápida: Form → Google Sheets → Slack

{
  "nodes": [
    {
      "id": "trigger_form_submission",
      "module": "webhook:form-submitted",
      "name": "Webhook: Nuevo formulario"
    },
    {
      "id": "add_row_google_sheets",
      "module": "google-sheets:add-row",
      "parameters": {
        "spreadsheetId": "TU_SPREADSHEET_ID",
        "sheetName": "Leads",
        "values": {
          "Nombre": "{{trigger_form_submission.body.nombre}}",
          "Email": "{{trigger_form_submission.body.email}}",
          "Telefono": "{{trigger_form_submission.body.telefono}}",
          "Fecha de Envío": "{{now()}}"
        }
      },
      "name": "Añadir Fila en Google Sheets"
    },
    {
      "id": "send_slack_notification",
      "module": "slack:send-message",
      "parameters": {
        "channel": "#leads-nuevos",
        "text": "¡Nuevo Lead! Nombre: {{trigger_form_submission.body.nombre}}, Email: {{trigger_form_submission.body.email}}"
      },
      "name": "Enviar Notificación a Slack"
    }
  ],
  "connections": [
    { "from": "trigger_form_submission", "to": "add_row_google_sheets" },
    { "from": "add_row_google_sheets", "to": "send_slack_notification" }
  ]
}
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